専門知識不要！kintoneでシュシュっと自社に合ったCRMを作る

2025年05月10日

「顧客情報はExcelで管理しているけど、入力がバラバラで見にくい…」
「案件の進捗状況が担当者しかわからず、共有に手間取る…」
「高機能なCRMツールは魅力的だけど、使いこなせるか不安だし、コストもかかる…」

このようなお悩みはありませんか？日々の営業活動や顧客対応で欠かせない顧客情報管理（CRM）。もっと効率的に、そして自社に合った形で実現したいですよね。
そこでおすすめしたいのが、サイボウズ社の業務改善プラットフォーム「kintone（キントーン）」です。実はkintoneは、専門的な知識がなくても、まるでレゴブロックを組み立てるように、自社に必要な機能を持ったCRMシステムを「シュシュっと」作れてしまうんです。
この記事では、kintoneに詳しくない方でも、kintoneを使ってどのようにCRMを構築できるのか、その具体的なイメージと、「これなら自分でもできそう！」と思っていただけるようなポイントをご紹介します。

・そもそもkintoneって何？ CRMって何？
・驚くほど簡単！kintoneの基本機能だけでCRMアプリを作ってみよう
・ここが違う！kintoneで作るCRMと専門CRMツールの特徴
・もっと便利に！kintone連携サービスで機能を拡張
・まとめ：kintoneで「ちょうどいい」CRMを始めよう

そもそもkintoneって何？ CRMって何？

kintoneとは？
kintoneは、サイボウズ社が提供するプログラミングの知識がなくても、マウス操作を中心に、業務に必要なシステム（アプリ）を自由に作成できるクラウドサービスです。顧客管理、案件管理、日報、問い合わせ管理など、様々な業務アプリを部署やチームのニーズに合わせて柔軟に構築できます。Excel管理からの脱却や、散在する情報の集約に強みを発揮します。

CRMとは？
CRMは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」と訳されます。顧客情報（企業名、担当者名、連絡先など）を一元管理し、顧客との関係性やコミュニケーション履歴（商談内容、問い合わせ履歴など）を記録・活用することで、顧客満足度の向上や営業活動の効率化を目指す考え方、またはそのためのシステムを指します。

驚くほど簡単！kintoneの基本機能だけでCRMアプリを作ってみよう

では、kintoneで具体的にどうやってCRMを作るのでしょうか？ kintoneの強みは、特別な機能を追加しなくても、標準で備わっている機能だけで基本的なCRMが構築できる点にあります。

※下記に記載のCRMアプリとほぼ同様の構成の「営業支援パック」は、kintoneのアプリ作成メニューから作成可能です※

ステップ1：顧客管理アプリを作る

まずは基本となる顧客情報を管理する「顧客管理アプリ」を作りましょう。kintoneでは、データを格納する箱を「アプリ」と呼びます。
・kintoneの画面から「アプリを作成する」を選び、「はじめから作成」をクリック。
・会社名、部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスといった項目（フィールド）をセット。
　- 左側の一覧からドラッグ＆ドロップで配置していきます。
　- テキスト入力、数値、日付、ドロップダウンなど、入力したい情報に合わせてフィールドの種類を選択可能です。
・必要な項目を配置したら、アプリ名を「顧客リスト」などと付けて保存。

たったこれだけの作業で、顧客データベースとなるアプリができました。

ステップ2：案件管理アプリを作る

次に、営業案件の進捗を管理する「案件管理アプリ」を作りましょう。
・ステップ１と同様の手順で新しいアプリを作成。
・案件名、顧客名、担当者、受注予定日、金額、進捗状況（例：「アポ獲得」「提案中」「受注」など）フィールドを配置。
※ここでポイント！「顧客名」フィールドには、「ルックアップ」を設定することで「顧客リストアプリ」から会社名を引用して入力できるようになり、入力の手間が省け、情報の紐付けも簡単になります。

・進捗状況フィールドは「ドロップダウン」や「ラジオボタン」を活用。　
　ー選択択肢が固定され、入力のブレを防げます。

ステップ3：活動履歴アプリを作る

顧客へのアプローチ履歴（電話、メール、訪問など）を残す「活動履歴アプリ」も作っておくと便利です。

・「いつ」「誰が」「どの顧客に」「どのような内容で」アプローチしたかを記録するフィールドを配置。
　ーここでも「顧客名」は「ルックアップ」で「顧客リストアプリ」から引用できるよう設定
・「案件管理アプリ」とも紐付けたい場合は、同様に「案件名」をルックアップで引用する設定も可能

データの見える化も簡単！

作成したアプリには、データがどんどん蓄積されていきます。自身が分析したい切り口でのデータ表示やグラフ作成もとても簡単。柔軟なデータ活用が可能です。
・一覧表示（ビュー）：「担当者別」「進捗状況別」など、条件を設定して必要な情報だけを絞り込んで表示できます。
・グラフ機能：案件の進捗状況や月別の売上などをグラフで可視化し、状況把握を容易にします。

このように、プログラミング知識がなくても、必要な情報を管理するためのアプリを作り、それらを連携させることで、基本的なCRMシステムが驚くほど簡単に構築できるのです。

「自身の担当案件」などの絞り込みを簡単に作成可能

ここが違う！kintoneで作るCRMと専門CRMツールの特徴

kintoneでCRMが作れることはわかりましたが、世の中にある高機能な専門CRMツールとは何が違うのでしょうか？

■kintoneで作るCRMのメリット
・始めやすい： スモールスタートが可能。まずは顧客リストだけ、慣れてきたら案件管理も、と段階的に構築できる
・柔軟性が高い： 自社の業務フローに合わせて、必要な項目や機能を自由に追加・変更できる
　ー「ウチにはこの項目が必要なんだけど…」という要望に応えやすいのが特徴です。
・コストを抑えやすい： 多機能な専門ツールに比べ、初期費用や月額費用を抑えられる場合があります。
　ー標準機能の利用のみであれば、kintoneのライセンス費用だけで始められます。
・社内の他業務とも連携しやすい： kintoneで他の業務アプリ（日報、経費申請など）も作っていれば、データ連携が容易です。
■専門CRMツールのメリット
・豊富な機能： 名刺管理連携、メールマーケティング連携、高度な分析機能など、CRMに特化した機能があらかじめ豊富に搭載されています。
・導入実績： 多くの企業で利用されており、業界特有のテンプレートなどが用意されている場合もあります。

どちらを選ぶべきか？
「まずはシンプルに顧客情報と案件進捗を管理したい」「自社独自の管理項目が多い」「CRM以外の業務もkintoneで改善したい」という場合は、kintoneが非常に有効です。一方、「高度なマーケティング機能や営業支援機能がすぐに必要」「CRM機能をとことん使い倒したい」という場合は、専門CRMツールが適しているかもしれません。

kintoneは「CRMも作れる業務改善プラットフォーム」、専門CRMツールは「CRMに特化した完成形システム」と捉えると分かりやすいでしょう。

4. もっと便利に！kintone連携サービスで機能を拡張

kintoneの基本機能だけでも十分にCRMとして活用できますが、「もっとこんなことがしたい！」という要望が出てくるかもしれません。そんな時もkintoneなら大丈夫。様々な連携サービス（プラグインや外部サービス連携）を利用することで、機能を拡張できます。

・メール連携 ：kintone上の顧客情報と連携し、メールの一斉配信や送受信履歴の自動取り込みを行う。
・名刺管理サービス連携：スキャンした名刺情報を自動でkintoneの顧客リストに登録する。
・地図サービス連携：顧客リストの住所情報から地図上にマッピングする。
・チャットツール連携： kintoneの更新情報をチャットツールに通知する。

これらはほんの一例です。連携サービスを活用すれば、kintoneで作ったCRMをさらに強力な営業支援ツールへと進化させることができます。

まとめ：kintoneで「ちょうどいい」CRMから始めよう

kintoneを使えば、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたCRMシステムを、手軽に、そして柔軟に構築できることをご理解いただけたでしょうか？

・基本機能だけでCRMの骨格が作れる
・ドラッグ＆ドロップで項目を自由に追加・変更できる
・専門CRMツールと比べて、シンプルかつ低コストで始められる
・連携サービスで機能を拡張できる
これらの特徴により、kintoneは「いきなり高機能なCRMはハードルが高いけれど、Excel管理からは卒業したい」と考えている企業にとって、まさに「ちょうどいい」選択肢となります。
まずは無料お試しなどを活用して、「自分たちだけのCRM」を作る第一歩を踏み出してみませんか？きっと、その手軽さと可能性に驚くはずです。もし、「自社だけで作るのは少し不安…」という場合は、私たち、ぐーどろ社のようなkintoneパートナーにご相談いただくことも可能です。ぜひ、kintoneでスマートな顧客管理を実現しましょう！