2024年11月04日
株式会社ソナエル様は、有料老人ホームや高齢者支援施設とのつながりを強化し、お客様のニーズにマッチした老人ホームをご提案するため、kintoneとKマッププラグインを活用したデータ管理を行っている。kintoneに追加してKマッププラグインを導入して得られた効果について、担当の照屋様にお話を伺った。
◆導入前の課題や背景
顧客リストとGoogleマップで行き来しながら情報を確認するのが煩雑で時間がかかっていた。
◆導入の決め手
安価な上に、地図が使いやすい点が決め手
◆導入後に得られた効果
営業活動の準備時間削減と訪問効率が大幅にアップし、本当に集中したいことに時間を投下できるようになった。
株式会社ソナエル：相談者へ親身に寄り添い最善の施設をご提案
2008年に創業し、有料老人ホームやサービス付き高齢者向け住宅の入居相談・紹介を行う株式会社ソナエル。社会福祉士、介護福祉士、精神保健福祉士などの国家資格を持つ相談員が70名以上在籍し、専門家の目線を活かした的確な提案を実施している。6,000以上もの提携施設のネットワークと、業界の先駆的存在として積み上げた実績やノウハウをもとに、人生後半の大きな選択である老人ホーム選びを力強く支援。ホームに入る高齢者ご本人はもちろん、そのご家族にとっても最善の道を見つけるために誠心誠意寄り添う姿勢を大切にしている。
Kマッププラグイン導入前の課題
ソナエルは、有料老人ホームを探す人たちが相談先として訪れる、役所・病院・居宅介護支援事業所・地域包括支援センターなどに対して営業活動を行い、提携施設の増加を図っている。現在は関東から関西まで20の相談室を設け、該当エリアで有料老人ホームを探す人の相談に乗ったり、提携施設をさらに増やす取り組みを行っているが、以前はExcelでリスト化した一覧を使ってお客様や施設の情報を管理していた。
「営業先でも施設の場所がすぐにわかるよう、リストをCSVでGoogleマップに落とし込んでいたものの、CSVを更新した場合はその都度データを入れ替えなければならず不便に感じていました」と照屋様は語る。自動でデータが最新化されない課題などを克服するため、数年前にkintoneの導入からスタートして業務改善を進め、2024年にはGoogleヒートマッププラグインを導入した。
ソナエル様社内のkintoneシステムのポータル画面イメージ（導入支援パッケージというパックがベース）
Kマッププラグインを導入した理由
ソナエルでは2019年にkintoneを導入し、業務フローのデジタル化を推進してきた。kintoneアプリ上でこれまで蓄積してきた施設の住所データをもとに、地図上にピンを表示できるKマッププラグインは、まさにソナエルが求めていた機能だった。
「他にもいくつかの地図連携の製品を検討しましたが、3000件以上ある営業先データだと、どれも地図の読み込み速度に課題がありました。出先でスマートフォンを使ってスムーズに地図が確認できる点と、条件によって地図上に表示できるピンの種類を変えられる点が便利だと感じ、Kマッププラグインにしようと決めました」（照屋様）
（Kマッププラグインを利用した営業システムの画面）
Kマッププラグイン導入後の変化
Kマッププラグインを導入後、ソナエルの営業活動はかなり効率化された。営業を行うスタッフは、これまでExcelの一覧を見て「最近この施設を訪れたスタッフは誰か、過去にお客様を紹介した実績はあるのか」などを細かく見なければならず、情報確認・訪問準備に非常に手間がかかっていた。
その点、Kマッププラグインは介護施設の種類別にピンを色分けして表示でき、ピンをタップすれば最新の訪問履歴がすぐにチェックできる。パソコンの操作に慣れていないスタッフも、使い方を覚えやすいと好評だ。翌日の営業先を決める際も、マップを見てすぐに行き先を判断できるようになり、準備の時間も短くなった。
また以前はそれぞれの営業スタッフが個別でExcelに情報をまとめており、情報の共有が十分でない側面もあった。Kマッププラグインによって営業チームの情報が一元化された後は、個別のスタッフが集めてきた情報がkintoneに蓄積されることで会社の情報資産となってきているとのことだった。
今後Kマッププラグインに期待すること
照屋様は「当社のように様々な場所で営業活動をする業種にとって、Kマッププラグインは非常にメリットの多いツールです。kintoneを使っていれば簡単に使えて、少ない手間で業務の効率化が図れるので、ぜひ多くの方におすすめしたいです」と話す。
有料老人ホーム紹介業は、任意の届出制度はあるものの公的な許認可がなく、誰でもいつでも開業できる業種だ。そのため、中には介護施設から紹介料を得ることを目的とし、お客様のニーズに合わない施設を勧める事例も散見されるという。
ソナエルの相談員は日々「目の前の方が自分の親だったら、どのホームにするだろう」という気持ちのもと、お客様が本当に望むホームに巡り合うお手伝いを行っている。そのためには相談員同士の密な情報共有が欠かせない。kintoneやGoogleヒートマッププラグインの活用によって、新人相談員でも豊富な情報をもとにお客様へ幅広い提案ができるようになり、相談の質の担保につながっている。
まだまだアナログな有料老人ホーム紹介業の中で、先駆的に業務システムの導入やIT化・DXを進めるトップランナー的存在のソナエル。「当社の取り組みを広く発信することを通じて、業界のデジタル化や意識の底上げも啓発していきたい」と照屋様は語る。今よりもさらにお客様に寄り添った有料老人ホームを紹介できる未来を目指し、ソナエルの挑戦は続く。
参考情報
・Kマッププラグイン製品紹介ビデオ