2024年10月18日
こんにちは！ぐーどろの開発担当ユウキです！🐶
今回のテーマはプロセス管理で次の承認者が自動で指定されるようにする方法です。
プロセス管理では次の承認者を指定することができ、アプリの設定で特定のユーザーを指定しておくことが可能です。
ただ、これは静的な設定となるため、例えば日報や有給申請など申請経路が違う場合や、所属部門が違う方が申請をする場合、ユーザー毎に上司が異なるため業務と設定がマッチしません。レコードを作る際にユーザー選択フィールドで次の承認者を選ぶという方法もありますが、毎回選択するのは多少手間ですよね。ユーザー毎に動的に次の承認者が自動で決まる設定方法がありますので、設定方法を紹介いたします。
今回は上司が自動で次の作業者（承認者）に割り当てられるというユースケースに沿って進めていきます。
目次
まずは、上司を設定できるようにカスタマイズ項目を追加
kintoneでは、ログイン名や誕生日などあらかじめ用意されているユーザー情報の項目以外に、独自の項目を追加することができます。この独自の項目が”カスタマイズ項目”と言います。
cybozu.com共通管理画面にアクセスし、組織/ユーザーを選択します。
「https://〇〇.cybozu.com/admin/directory/」
「プロフィール項目の設定」を選択。
画面最下部の「カスタマイズ項目の設定」で「追加」をクリック。
「項目名」と「項目コード」を入力し、「タイプ」で「ユーザー選択」を選択して保存します。
これでカスタマイズ項目の追加ができました。
各ユーザーに上司を割り当てる
これで上司を設定できるようになったので、各ユーザーの上司を設定していきます。
設定方法が2つあるので、上司を設定したいユーザーが少ない場合は方法①を、上司を設定したいユーザーが多い場合は方法②の一括設定へお進みください。
方法①個別に上司を設定
cybozu.comの組織/ユーザー設定画面に戻り、上司を設定したいユーザーを編集モードにします。
画面下部の「上司」で上司にしたいユーザーを選択し、保存します。
この設定を各ユーザーで行えば、上司の設定は完了です。
方法②一括で全ユーザーに上司を設定
cybozu.comから、「ファイルへの書き出し」を選択します。
「ファイルに書き出す項目」などは全てそのままで、ユーザーに関する情報を書き出すために画面下部の「書き出す」ボタンをクリックします。
書き出したCSVファイルを開き「上司」列に上司のログイン名を入力します。
（本テーマに関係のあるユーザーの行のみ残し、「姓」～「削除」の列は非表示にしています。）
上司を設定しないユーザーの行を削除することは問題ありませんが、列の削除しないように注意が必要です。また、ログイン名はユーザー情報の更新のためのキーとなっているため、ログイン名を一緒に変更したい場合はC列「新ログイン名」で新しいログイン名を設定する必要があります。
CSVファイルに入力ができたら、kintoneに戻ります。
cybozu.comから、「ファイルからの読み込み」を選択します。
先ほど編集したCSVファイルを選択し、ファイル内の1行目が項目名の場合は「先頭行をスキップする」にチェックを入れ、「読み込む」ボタンをクリックします。
読み込みができたら上司の一括設定は完了です。
プロセス管理で次の作業者に上司を指定
最後にプロセス管理の設定で、作業者を上司に設定すれば完了です。
プロセス管理の設定画面へアクセスし、作業者設定欄で青いマークをクリックします。
その他から「上司」を選択して「追加」を押します。
設定を保存し、アプリを公開したら完了です。
実際にプロセス管理を進めてみると、ちゃんと上司が次の作業者に選ばれていますね！
まとめ
設定は少し大変かもしれませんが、レコードを登録する際に次の作業者をユーザー選択で選択しておく・プロセス管理を進める際に次の作業者を選択する必要がなくなるので、一度設定してしまえば作業が楽になると思います。
上司を承認者に設定したい場合や承認ルートが決まっている場合には活用してみてください。
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